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如何才能做好档案管理员

时间:2019-06-07 01:51:56来源:本站 作者: 点击:
  

  我在公司的设备科做事,主要以档案管理为主。可是有的时候总觉得理不清,原先的管理员早就走了,没有交接到方法。请问要怎么做才能比较方便的管理档案?...

  我在公司的设备科做事,主要以档案管理为主。可是有的时候总觉得理不清,原先的管理员早就走了,没有交接到方法。请问要怎么做才能比较方便的管理档案?

  对于新手来说,做好档案管理员首先要多学,多问,懂得利用网上的资源。比如到百度查找资料自学,档案之窗文库也是有大量的档案培训和学习资料,免费下载!免费在线查阅!

  知道合伙人宗教行家采纳数:5672获赞数:33853师承上海佛学院,创办全球居士联合会(Global Upasa向TA提问展开全部要做好一个合格的档案管理员,首要要了解以下几点档案管理员工作职责:

  4、对公司各个部门的兼职档案员进行业务指导,确保档案收集工作的规范性,并督促各部门及时归档。

  6、做好公司档案编研工作,整理公司大事记,为公司宣传工作提供数据和信息。 7、完成领导下发的任务。

  对收集的材料逐份鉴定,看是否属于部门文件材料的归档范围,不属归档范围的,可作参考资料保存,属于部门归档的文件材料,按照档案整理流程及要求逐一整理。

  组卷的具体做法:项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

  3、卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

  2、页号编写的位置:单面书写文件在右下角;双面书写文件,正面在右下角、背面在左下角。图样页号编写在右下角,或标题栏外右下方;成套图样或印刷成册文件,不必再重新编写页号。案卷封面、卷内目录不编写页号。

  档号章盖在每件材料的右上角空白处。档号由三部分组成:项目代号+分类代号+案卷流水号,如:中国铁建〃国际城(ZGTJ〃GJC)+部门标准简称(如ZHB)+案卷流水号。

  文件排列与编号之后,每份文件在卷内的位置已固定,为了便于文件利用,按规定格式逐件填写卷内文件目录,卷内目录的内容包括以下内容:

  1、序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,一份文件一个号。正件与附件、转发文与被转发文、印件与定稿、请示与批复、来文与复文在整理时视为一件。

  5、日期,填写文件形成日期,格式为八位数,如“20110712”。 6、页数,页数的填写有几页填几页。

  档案盒一律采用无酸牛皮纸的科技档案盒,其规格为:310㎜×220㎜,厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜,各部门根据需要统一规格相同的档案盒.

  1、拟写案卷题名,即案卷标题,由三部分组成:①项目的名称或代字、代号;②项目的专业、阶段的名称、代号;③项目文件的名称。

  3、起止日期:填写案卷内项目文件形成的起止日期。具体的方法是通过查阅卷内目录,找到最早的一个时间,即为起日期;找到最晚的一个时间,即为止日期。

  4、保管期限:保管期限根据《文件材料归档范围和保管期限表》的规定划分,保管期限有永久、长期、短期(文书类有永久、30年、10年)三类。

  案卷目录项目有序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注6项,根据档案盒和卷内目录内容逐一填写,装订成册,以便查阅。

  1,认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划,进行工作总结,指导,监督,检查。

  2,按照《档案管理工作规范条例》,负责对各类档案的接收,分类,编目,编制,检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记,并负责定期追还归档,确保档案齐全,完整。

  4,积极开展档案知识宣传工作,增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

  2、文件、档案、资料要专人、专柜保管,离开档案室要随手关灯、关窗、关门,钥匙随身携带,安全意识强。

  3、学校档案主要供应本校使用,如外单位需要查阅、利用档案资料,须经领导批准同意。经同意借阅的档案,必须由借阅人严格保管,防止遗失和泄密,阅后必须及时归还给档案保管员。

  5、要定期或不定期的进行保密情况检查,如发现有泄密情况,要及时报告有关部门和领导,积极采取有效措施。

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